Herramientas de software en la empresa

Una necesidad de gran impacto para el crecimiento de las micro y medianas empresas

Mario Mena

Las PyME’s enfocan sus esfuerzos a la venta y control de producción, las personas que las dirigen tienen la necesidad de conocer información que generan sus procesos tan actualizada como sea posible, procurando visualizar todos los puntos estratégicos de su operación.

Las herramientas de software que existen en el mercado para solventar nuestras necesidades de operación son diversas y todas se enfocan en distintas áreas. Así como existe una herramienta para cada tarea en el mundo de la mecánica, lo mismo ocurre con el software, cada área de operación dentro de las empresas es cubierto por un tipo de herramienta de software. 

Sin embargo, las personas clave en la dirección de las empresas se topan con preguntas como: ¿cuál es la herramienta correcta?, ¿cuál es el valor que obtendré de invertir en esta herramienta?, ¿realmente me ofrecerá lo que necesito o simplemente será una inversión sin sentido?.

Es importante comentar varios temas:

1.   La herramienta correcta para trabajar es aquella que cubra tus necesidades criticas a corto plazo, no vas a utilizar un software para el seguimiento de clientes (CRM) si lo que necesitas es un sistema que permita llevar un control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar (Sistema Fiscal Contable).

2.   Sin importar el sistema que se elijas para la gestión de la empresa, es sumamente importante tener en claro que, si no alimentamos de forma adecuada el sistema, jamás veremos nuestra inversión con valor, los sistemas son herramientas y no cajas mágicas que hacen todo por nosotros.

3.   Antes de elegir un sistema para nuestra gestión empresarial, es importante conocer la flexibilidad de mejora y/o cambios que puede sufrir el sistema según nuestras necesidades ya que la mayoría se vende como un sistema base (obtienes solo lo que es, sin opción a crecimiento), dependiendo de nuestro tipo de empresa e industria podría suponer una limitante para nuestro crecimiento. Cada empresa es un mundo sin importar que el sistema que estamos considerando adquirir diga ser “especialista” en nuestro ramo industrial.


Definiendo nuestra necesidad a corto plazo

Las herramientas de software más comunes que requiere una empresa independientemente de su giro, por dar un ejemplo, las podríamos dividir en 2 áreas:

-       Retail (venta de productos al por menor)

-       Servicios

Imagen de Odoo y bloque de texto

Retail

Para el Retail encontramos sistemas de control de ventas diarias con impresión de tickets, fidelización de clientes, control de inventarios, etc., entre los sistemas más comunes dependiendo del tamaño de nuestra empresa podemos encontrar:

-       Sistema de gestión de inventarios (WM - Warehouse Management)

-       Sistema de punto de venta (POS – Point Of Sale)

-       Sistema de venta en linea (e-commerce o Tienda en línea)

Servicios

Las empresas de servicios cuentan con una necesidad más enfocada al seguimiento de sus prospectos, cotizaciones de sus clientes, proyectos relacionados, así como el control de sus cuentas por cobrar y cuentas por pagar. En este caso podemos enlistar las siguientes herramientas:


    - Sistema de seguimiento de clientes (CRM – Customer Relation Management)
    - Sistema de control de ventas (SM - Sales Manager)
    - Sistema de seguimiento de proyectos (PM - Project Manager)

Texto de Odoo y bloque de imagen

Los anteriores son solo ejemplos de las opciones que existen en el mercado como base. Cada empresa tiene sus propios procesos y requiere herramientas más enfocadas o una combinación de las anteriores.

Actualmente el mundo del software abarca lo anterior con el término ERP (Enterprise Resource Planning) que es una herramienta de software que agrupa todas las opciones necesarias en el ambiente empresarial, centralizando la operación de nuestra empresa en una sola herramienta.

En el mercado existen múltiples ERP comerciales que ofrecen distintas opciones sin dejar de lado el núcleo de los procesos como: control de ventas, control de producción y reportes relacionadas a las dos anteriores.

Como ejemplo, en México podemos encontrar sistemas como:

-  SAP®

-  Microsoft Dynamics®

-  Oracle ERP®

-  Aspel®

-  Odoo®

¿Cuál de las anteriores es la mejor?

La respuesta es sencilla: cualquiera.

Las herramientas de software como los ERP tienen la facilidad de darnos una base muy interesante de control en caso que no tengamos definidos nuestros procesos de operación y venta, abarcando la mayoría de las necesidades de las empresas; de igual forma pueden crecer o enfocarse a las necesidades especificas de cada proceso, el único impacto real es el costo y la flexibilidad de cambio que cada herramienta de software ofrece.    

Estoy dispuesto a invertir en una nueva herramienta de software, ¿qué sigue?

Es importante definir un plan para la implementación de una nueva herramienta de software, de nada va a servir una inversión en esta plataforma si no estamos conscientes del trabajo que llevará el apegarnos a la solución que estamos adquiriendo.

Solventando lo anterior, es importante platicar con la empresa que ofrece la configuración, instalación y soporte de la plataforma que vamos a utilizar, ya que requeriremos de su apoyo durante un lapso de tiempo después de la liberación, caso contrario el proyecto podría ser un fracaso total.  En Rubixware te recomendamos ampliamente contemplar una póliza de soporte que te ofrezca la tranquilidad de contar con un equipo de especialistas a tu alcance.

¿Cómo estar seguro de cuál elegir?

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